Informeer een vriend over Office Manager bij Aurora Innovation 24 - 32 uur per week - Rijswijk

Terug naar vacature details

 


Introductie

Zorg jij er graag voor dat alles tot in de puntjes is geregeld en heb je een klantgerichte en dienstverlenende instelling? Ben je een communicatieve enthousiaste duizendpoot en spreekt het je aan om de administratieve en commerciële processen op te zetten, te stroomlijnen en bij te houden in ons nieuwe kantoor in Rijswijk? Dan willen we je graag uitnodigen om te reageren op deze vacature. 

Organisatie

Weet jij hoe het is om tergend lang te wachten aan de telefoon voordat je iemand te spreken krijgt? Mooi! Dan weet jij precies wat de klanten van onze (potentiële) klanten ervaren. Bij Aurora Innovation doen we er alles aan om de frustraties aan beide kanten van de telefoonlijn op te lossen. Dat doen we met slimme software, zoals Aurora teleQ. Een cloudoplossing die de inkomende stroom telefoontjes beheersbaar maakt en zorgt dat niemand meer hoeft te wachten aan de telefoon. Bij Aurora Innovation zetten wij in op het vergroten van de toegang tot zorgdiensten en het creëren van goed functionerende werkomgevingen voor professionals in de gezondheidszorg. Aurora teleQ brengt zorgprofessionals en mensen die zorg nodig hebben samen – op een moment dat beiden uitkomt, en via de meest geschikte communicatiemiddelen – wat resulteert in een betere ervaring voor patiënten en een soepeler proces voor zorgprofessionals.

Aurora Innovation is opgericht in 2005 in het Zweedse Uppsala en actief in Zweden, Finland, Portugal en Spanje. Sinds 2013 lossen we ook in Nederland telefonische wachtrijen op. Inmiddels bedient Aurora Innovation meer dan 6.000 gebruikers door heel Europa. We zijn vooral sterk aanwezig in de zorgsector en zien dat onze communicatie-oplossingen ook verlichting bieden bij uiteenlopende grote en kleine organisaties. Inmiddels maken een groot aantal ziekenhuizen, gezondheidscentra, huisartsen- en tandartspraktijken, apotheken en andere organisaties in de gezondheidszorg en daarbuiten gebruik van ons prachtige product.

Bij Aurora Innovation werk je in een hecht team dat zich vol bevlogenheid en betrokkenheid inzet om onze klanten blij te maken. Er wordt daarom veel waarde gehecht aan een goede fit in de organisatie. Je komt te werken in een leuke, open werkomgeving in een mooi nieuw kantoor in Rijswijk waarbij de vrijdagmiddagborrel (frisdrank) om de werkweek goed af te sluiten niet ontbreekt. Wij geloven in de innerlijke drive van onze medewerkers en maken zelf altijd het beste van de kansen die op ons pad komen. Dat gunnen we jou ook. Daarom krijg je volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen bij Aurora Innovation. We bieden daarom een uitdagende positie waarbij je echt een bijdrage kunt leveren aan het ontwikkelen en uitbouwen van Aurora teleQ in Nederland.

Functie

Als Office Manager bij Aurora Innovation ben je onderdeel van een snelgroeiend Internationaal bedrijf. 

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste medewerker dit het leuk vindt om de sales te ondersteunen, offertes te maken, de telefoon te beantwoorden en alle administratieve processen op te zetten en bij te houden. We zijn in Nederland een nog vrij jonge organisatie die snel is gegroeid en de tijd is nu aangebroken om deze werkzaamheden centraal door één persoon te laten uitvoeren en de back office goed op te zetten en in te richten.  

Het gaat om een nieuwe, veelzijdige functie waarbij we ongetwijfeld hieronder niet alle taken hebben genoteerd maar een belangrijk deel van de werkzaamheden die je kan verwachten vind je hieronder. 

  • Beantwoorden van de telefoon en waar mogelijk vragen van klanten en prospects beantwoorden waar nodig in overleg met de accountmanagers
  • Coördineren en plannen van demo-aanvragen van prospects 
  • Het maken van offertes 
  • Het bijhouden van het CRM systeem 
  • Het verzorgen van alle administratieve zaken die geregeld moeten worden voor de on boarding van nieuwe klanten
  • Debiteurenbeheer 
  • Het maken van diverse rapportages
  • Het maken van handleidingen en het vertalen van documentatie van het Engels naar het Nederlands
  • Het onderhouden van contacten met het hoofdkantoor in Zweden t.a.v. de afstemming van de administratieve processen
  • Het ondersteunen van de country directeur 



Functie eisen

Wie wij zoeken: 

  • We zijn op zoek naar een collega met een positieve houding, je bent resultaatgericht en je vindt het leuk om administratieve, financiële en klant ondersteunende werkzaamheden uit te voeren en mee te werken aan de inrichting van een efficiënte backoffice 
  • Je hebt een vooropleiding in administratieve, commerciële of secretariële richting
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend zowel mondeling als schriftelijk
  • Je hebt al werkervaring in een soortgelijke functie of in ieder geval met een groot deel van de genoemde werkzaamheden
  • Je bent bekend met Microsoft Word, Excel, Outlook en Powerpoint. Je hebt bij voorkeur ook ervaring met het werken met een CRM en/of financieel pakket. Kennis van Jeeves is een pre
  • Je woont in de buurt van Rijswijk en je bent voor minimaal 24 uur per week beschikbaar


Aanbod

Een uitstekend vast salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, laptop en telefoon. Ons kantoor is in Rijswijk, een prettige nieuwe werkomgeving met veel faciliteiten waaronder fitnessmogelijkheden. Het kantoor ligt vlak bij de snelweg en heeft een grote parkeergarage onder het pand. Deze functie bied veel mogelijkheden om je verder te ontwikkelen en mee te groeien in de organisatie.

Inlichtingen

Voor meer informatie kan je bellen met Gloria da Silva zij kan je veel vertellen over de functie en over Aurora. 

Dit kan telefonisch en ook buiten kantoortijden 0615074217. Of via de mail g.dasilva@lectio.nl



Sollicitatie

Spreekt deze vacature je aan en wil je reageren, dan ontvangen wij graag je CV en motivatiebrief voor 1 februari 2022 via onderstaande link.